Päivitetty 1.3.2024
Tämä asiakirja sisältää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisen informoinnin. Asiakirja on tiivistelmä laajasta tietosuojaselosteesta, jonka voit saada luettavaksi käynnin yhteydessä.
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö sekä rekisterin nimi.
Fysioterapia Tarja Parviainen
Y-tunnus 1874145-6, palvelupiste Kajaanissa, osoitteessa Pohjolankatu 30 A, 87100 KAJAANI
Puhelin 050 542 0840
tarja@fysioterapiatarjaparviainen.fi
Rekisteri on Asiakasrekisteri
Tietosuojavastaava on Tarja Parviainen
Yrityksellä on hallinnollinen varahenkilö
Asiakastietojen käsittelyn tarkoitus, peruste ja tietosisältö.
Rekisterin käyttötarkoitus on asiakasrekisterin ylläpitäminen. Henkilö- ja asiakastietojen käsittely perustuu lakiin tai asiakkaan suostumukseen. Asiakasrekisterin ja henkilölistauksen avulla hoidetaan sopimus- ja lakisääteisiä velvoitteita, yhteydenpitoa, tiedottamista sekä laskutusta. (EU:n tietosuoja-asetus ja kansallinen tietosuojalaki 1050/2018.)
Rekisteriin tallennetaan asiakkaiden nimi, henkilö- ja osoitetiedot, puhelinnumero sekä muita hoitoon liittyviä tietoja, annetun fysioterapian toteutusta ja seurantaa varten (toteutettu fysioterapia ja sen vaikuttavuus, mahdollinen jatkohoito, laskutus, arkistointi).
Tietojen suojaus ja käytön perusteet.
Asiakasrekisterin tiedot tallennetaan sähköiseen tietojärjestelmään, johon on pääsy vain erikseen oikeutetuilla henkilöillä ja heilläkin ainoastaan silloin, kun se on tarpeellista hoidon kannalta.
Tietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen sekä hoitoa ja tutkimusta koskeviin lakeihin ja asetuksiin; terveydenhuoltolaki, laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä, erikoissairaanhoitolaki, mielenterveyslaki, EU:n tietosuoja-asetus, ja kansallinen tietosuojalaki, arkistolaki, laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöstä, laki potilaan asemasta ja oikeuksista, sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet.
Rekisterin tietoja saadaan asiakkaalta itseltään sekä tarvittaessa asiakkaan huoltajalta, asiakkaan lailliselta edustajalta tai läheiseltä. Rekisteriin kertyy tietoa asiakkaan antamana (nimi, henkilötunnus, osoite ja terveystiedot). Tietoa kertyy myös palveluntuottajan omasta toiminnasta (toteutettu fysioterapia ja sen vaikuttavuus, mahdollinen jatkohoito, laskutus, arkistointi). Rekisteriin tulee tietoa myös lakiin perustuen. Asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös toiselta terveydenhuollon palveluyksiköltä tai ammattihenkilöltä, joko erikseen toimitettuna tai esimerkiksi Kanta potilastiedon arkiston kautta.
Tietojen säännönmukainen luovuttaminen ja tietojen siirtäminen EU tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterinpitäjä kuuluu Kanta palvelut, potilastiedon arkistoon, jonne hoitotiedot siirretään lakisääteisesti. Asiakkaan on mahdollista tarkistaa hänestä tehdyt hoitomerkinnät Kelan ylläpitämästä OmaKanta palvelusta, https://omakanta.fi
Rekisterissä olevia tietoja luovutetaan asiakkaalle itselleen ja tai hänen läheiselleen tai edunvalvojalle, jolla on julkisuuslain 11§ mukainen oikeus asiakirjoihin. Asiakkaan antaman suostumuksen perusteella häntä hoitavalle taholle sekä kuntoutuspalvelujen tuottamisesta tehtyjen sopimusten mukaisesti palvelun maksajan määrittämille tahoille.
Rekisteriin kirjatut tiedot ovat salassa pidettäviä. Asiakkaalla on oikeus saada informaatio mihin hänen tietojaan käytetään. (EU:n tietosuoja astus 679/2016, artiklat 16 -17).
Yritys ei luovuta henkilö- eikä potilastietoja ulkopuolisille ilman lakiin perustuvaa syytä tai asiakkaan nimenomaista ja erikseen antamaa suostumusta. Ulkopuolisilla tarkoitetaan muita kuin palvelupisteessä työskenteleviä henkilöitä.
Tietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Rekisterin säilytysaikojen periaatteet.
Rekisteriin tallennettujen tietojen säilyttämisessä noudatetaan toimialaa koskevia säädöksiä ja säilytysaikoja. Rekisterin tietojen säilytysajat perustuvat Sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen potilasasiakirjoista. Pääsääntöisesti säilytysaika on 12 vuotta kuolemasta tai jos kuolema ei ole tiedossa 120 vuotta syntymästä.
Rekisteröidyn tarkastusoikeus.
Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus kirjallisella pyynnöllä tarkistaa omat henkilörekisteriin talletut tiedot (EU 2016/679 artikla 15) tai saada tieto siitä sisältääkö rekisteri tietoja rekisteröidystä. Oikeudesta voidaan poiketa vain erityisestä lakiin perustuvasta syystä.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia asiakasrekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista. (EU 2016/679 artiklat 16 ja 17). Rekisteröidyn tekemästä vaatimuksesta rekisteritietoja voidaan oikaista, poistaa tai täydentää potilasasiakirjaohjeiston mukaisesti. Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä. Tarkistettavat tiedot toimitetaan määräajan puitteissa.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet ja toimet.
Rekisteröidyllä on lainmukainen oikeus rajoittaa tai peruuttaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamisesta sekä tehdä valitus tietosuoja-asioiden valvontaviranomaiselle.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietonsa siirrettäväksi sähköisessä muodossa toiselle palveluntarjoajalle. Asiakkaan hoitotietoihin liittyviä tiedostoja ei kuitenkaan siirretä sähköpostitse.
Rekisterinpitäjä säilyttää muita rekisteröityjä henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin niiden säilyttäminen on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.
Tietoja voidaan säilyttää kirjanpito-, ja sosiaali- ja terveysalan pakottavasta lainsäädännöstä johtuen kyseisen lain säännösten mukaisesti myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.